Cómo contabilizar el IVA en las empresas no responsables del IVA?

Según el tipo de INGRESOS que llega a generar una empresa o persona natural, es claro que la misma puede llegar a quedar convertida en “Responsable del IVA” o en caso contrario ser considerada una empresa o persona “No responsable del IVA”

¿Cómo saber si son responsables del IVA o no?

Las empresas “Responsables del IVA” son aquellas en las cuales al menos uno de los distintos tipos de ingresos que llega a generar durante el periodo, sea un ingreso considerado como “gravado” con el IVA.
Así mismo, las que sean exportadoras y/o productoras de bienes exentos, también se terminan considerando “Responsables del IVA” (véase los artículos 420, 477 y  479 del ET y el concepto unificado del IVA 001 de la DIAN de junio de 2003, en el Titulo III, Capitulo II, el numeral 1, y el inciso 2).
En cambio, aquellas empresas o personas que no son exportadoras, ni productoras de bienes exentos, y que ninguno de sus ingresos está considerado como “gravado con IVA” (es decir, que la totalidad de sus ingresos están “excluidos” del IVA), en ese caso adquieren la condición de “No responsables del IVA”.

¿Qué sucede con los costos y gastos de las empreas “No responsables del IVA”

En vista de lo anterior, si la empresa o persona natural es considerada como “No responsable del IVA”, tenemos dos premisas:

• Es claro que tal empresa nunca tiene que proceder a presentar declaraciones bimestrales del impuesto sobre las ventas.
• De igual forma, si sus ingresos no generan IVA, es claro que los IVAS que cancele por sus costos y gastos de producción o de operación nunca tendrán que ser registrados como “IVAs descontables para la declaración de IVA”, pues como ya dijimos, estas empresas no presentarían dicha declaración del IVA.

Así las cosas, es claro que dicho IVA se termina considerando como un mayor valor del respectivo costo y gasto, y se llevaría como un mayor valor deducible en la declaración de renta (si le corresponde presentar declaración de renta)
En todo caso, aunque es claro que el IVA pagado por el costo o gasto se terminaría sumando como un mayor valor del respectivo costo o gasto, es conveniente que ese valor del IVA no se registre en la misma cuenta en que se registra el costo o gasto, sino  que se registre en la subcuenta especial que para tales fines ha diseñado el Plan Unico de cuentas, y así diferenciar que una parte es el valor del bien o servicio cobrado por quien lo vendió y/o prestó, y que la otra parte es el IVA que ese tercero cobró por el bien o servicio pero que también se termina convirtiendo en un costo o gasto más del año fiscal.

Un ejemplo vale más que mil palabras…

Un ejemplo de ello sería que si se la empresa “El ejemplo S.A.”, en marzo de 2005,  canceló gastos por “Honorarios de Asesoría jurídica”, a la empresa "Los consultores S.A.",  el cual asciende a $900.000 más $144.000 por IVA, el registro se hiciera en la siguiente forma:

Cuenta	Nombre cuenta	Beneficiario	DB	Cr
511025	Gasto Honorarios-Asesoría Juridica	Los consultores S.A.	900.000
511570	Gasto impuestos, Ivas descontables	DIAN	144.000
110505	Caja			1.044.000

La razón para sugerir el anterior registro (en lugar de utilizar el que es normalmente acostumbrado en estos casos y que consiste en que todo el valor de $1.044.000 se registraría en la cuenta 511025 y todo con el mismo beneficiario “los consultores S.A.”), es por cuanto las empresas, a la hora de preparar la información en medios magnéticos del artículo 631 del ET (que para el año 2005 fue señalada en la resolución 10147 de octubre de 2005) deben ponerse en la tarea de seleccionar a aquellos beneficiarios de pagos por conceptos de costos y gastos y que en cabeza de dicho beneficiario hayan llegado a superar el $1.000.000.
De esta forma, y con el ejemplo que colocamos anteriormente, es claro que si a la empresa el Ejemplo SA le corresponde reportar en medios magnéticos 2005 a los beneficiarios de los pagos que se tomará como costo o gastos en su declaración de renta, tal empresa El ejemplo SA no reportaría el pago hecho a la empresa Los consultores S.A., por cuanto el gasto en que se incurrió con ellos (y que en efecto será reportado como ingreso por parte de la empresa “los consultores S.A”.) es solo de $900.000 y no supera el  $1.000.000 (nótese que el valor del IVA, es decir, los $144.000 no se registran con beneficiario “Los consultores SA” sino con el beneficiario “DIAN”).

¿Que pasaría si no se hace de esta forma?

Si el valor del IVA se contabiliza junto con el valor del gasto, y todo en la misma cuenta 511025 y con el mismo beneficiario “Los consultores S.A.”, es claro que se van a poder dar muchas posibles “incoherencias” en los cruces de información que la DIAN establecería entre la información que le reporte la empresa “El ejemplo S.A.” (en la cual se está tomado el “gasto”) y la información que le reporte la empresa “Los consultores S.A.” (en la cual está reportado el “ingreso”).
En todo caso, si por el actual año 2005 alguna empresa terminó haciendo las contabilizaciones de esos IVAs en la misma cuenta del costo o gasto y con el mismo beneficiario, en ese caso la resolución 10147 no indica que sea obligación ponerse en la tarea de entrar a detallar que una parte era el valor del bien o servicio y que la otra era el valor del IVA que le cobraron. 
Sencillamente, y tomando el ejemplo que hemos dado, tendría que terminar reportando a la empresa “Los consultores S.A.” y por un valor que en realidad no es el mismo “ingreso” que tiene reconocida esa contraparte.
Sin embargo, sí la DIAN detecta la aparente “inconsistencia”, sí se van a tener que poner en la tarea de responderle en el futuro a la DIAN el porqué de la aparente “inconsistencia”.
Así las cosas, y pensando en el mejoramiento de las capturas de la información de los costos y gastos con lo cual se puedan evitar esos problemas relacionados con los cruces de información en medios magnéticos, las empresas o personas naturales que no son responsables del IVA deberían tomar presente el consejo que aquí les hemos dado en cuanto al registro de los IVAS que se cancelan sobre sus costos y gastos.