RETENCION EN VENTAS DE ACTIVOS FIJOS

La venta de activos fijos, como cualquier otra operación económica en una empresa, tiene efectos tributarios que deben ser tenidos en cuenta a la hora de vender un activo.
Sea lo primero definir activo fijo como aquel activo de la empresa que no se enajena dentro del giro ordinario, es decir, su finalidad no es ser comercializado, sino que ha sido adquirido o construido con el único fin de ser utilizado por la empresa para generar renta.
Frente al impuesto a las ventas, la venta de activos fijos no causa Iva por lo que quien lo venda no deberá cobrar valor alguno por concepto de Iva.
Respecto al impuesto de renta y complementarios, la venta de una activo fijo, de generar utilidad, se configura ganancia ocasional.
Para que se considere como ganancia ocasional la venta de un activo fijo, éste debe estar en manos del contribuyente por lo menos durante dos años. Si el activo fijo es vendido antes de tener dos años en propiedad del contribuyente, la utilidad obtenida se tratará como un ingreso común y corriente.
Al vender un activo fijo, se puede presentar una utilidad o una pérdida. No es utilidad el valor por el cual se enajena el activo, sino la diferencia entre el valor de enajenación y el costo fiscal del bien.
Supongamos un activo cuyo costo fiscal es del $20.000.000 y se vende por $30.000.000, en este supuesto la utilidad y por consiguiente la ganancia ocasional será de $10.000.000.
Respecto de la retención en la fuente, la venta de activos fijos contempla una tarifa del 1% sobre el valor total del activo, y cuando se trata de activos fijos cuya enajenación requiere de escritura pública, la retención es responsabilidad del notario que realiza la respectiva escritura, mas no de quien hace el pago que es la regla general aplicable a la retención en la fuente.

¿QUE SON AGENTES AUTORRETENEDORES?

Recordemos que cuando la compra se hace a una persona que pertenece al grupo de los Grandes contribuyentes no se le practica retención en la fuente, puesto que estos por regla general [no siempre] son autoretenedores y ellos mismos son quienes deben practicarse la respectiva retención.

En este caso, el comprador no practica retención alguna, lo hace el vendedor, quien hará el siguiente registro.

Supongamos:
Compra: 1.000.000
Iva: 160.000
Valor total: 1.160.000

Contabilización del vendedor

Cuenta	Debito	Crédito
111005	1.160.000
135515	35.000
4135		1.000.000
240805		160.000
236575		35.000

Explicación

El vendedor por ser gran contribuyente recibe todo el valor, puesto que el comprador no le retienen ni por renta ni por Iva y dependiendo del municipio muy seguramente tampoco le retiene por Ica.

La autoretención por renta se lleva tanto al pasivo como al activo, puesto que debe ser pagada en la respectiva declaración mensual de retención (pasivo), y luego puede descontarla de la declaración de renta en el respectivo periodo gravable (activo).

No existe la figura de autoretención por Iva, por lo que no habrá retención por parte del comprador ni habrá autoretención por parte del vendedor.

Para este caso, la contabilización por parte del comprador seria:

Cuenta	Debito	Crédito
143505	1.000.000
2408	160.000
111005		1.160.000

Nota: No se practica retención en la fuente por renta por compras a los Grandes contribuyentes que son autoretenedores  ni a las personas que pertenecen al Régimen especial (Cooperativas…). En el caso del régimen especial, si fuere el caso, se debe practicar retención por Iva y por Ica (Por regla general las personas que son régimen especial en renta no lo son en Ica).

COMO CONTABILIZAR LAS RETENCIONES

Entre las operaciones más comunes que deben conocer contadores, auxiliares contables y estudiantes de Contabilidad, se trata de la contabilización de las compras. De las compras, para algunos lo que presenta mas trabajo es la retención en la fuente. Seguramente para un contador o un auxiliar experimentado esto resulta muy sencillo, pero no así para quienes apenas se inician en el mundo de la contabilidad, tanto así, que la retención en la fuente por compras es de los temas mas consultados en Gerencie.com, y como respuesta a eso, trataremos de desarrollar el tema de una forma muy sencilla con la aplicación de algunos ejemplos.

Ya sabemos que la retención en la fuente no es un impuesto, sino una cobro anticipado de un impuesto, que puede ser el impuesto de renta (Retención por renta), Impuesto a las ventas (Reteiva o retención en la fuente por Iva) y el Impuesto de industria y comercio (Reteica).

La retención en la fuente la practica la persona que hace el pago, es decir, el comprador, quien es conocido como agente retenedor (Vea: Agentes de retención).

La retención en la fuente consiste en retener parte del valor de la venta, según la tarifa y el concepto sujeto a retención (Vea: Retención en la fuente).

Ejemplo: La empresa A compra a la empresa B el valor de $100, luego la empresa A solo le paga a la empresa B $96.5, los restantes $3.5, los retiene por concepto de renta.

Contabilización de la retención en la fuente

Ejemplo de compra de mercancías en el que operan todas las retenciones:

Compra: 2.000.000
Iva: 320.000
Valor total: 2.320.000
Retención por renta: 70.000 (2.000.000 * 3.5%)
Retención por Iva: 160.000 (320.000 * 50%)
Retención por Ica: 2.000 (2.000.000 * 4X1.000)
Valor neto a pagar: 2.082.000

Cuenta	Debito	Crédito
143505	2.000.000
240805	320.000
236540		70.000
236701		160.000
236801		8.000
111005		2.082.000

Explicación

La retención en la fuente por renta y por Iva se aplica cuando la compra antes de Iva sea igual o superior a 27 UVT. La tarifa para compras es del 3.5%. La tarifa de Reteiva es del 50% del valor del Iva.

La retención por Ica es diferente para cada municipio, puesto que el Impuesto de industria y comercio es un impuesto municipal y cada uno determina la base y la tarifa.

La retención se aplica antes del impuesto a las ventas. A manera de ejemplo si la compra es de 1.000 mas Iva de 160, la base sobre la que se debe calcular la retención es 1.000 y no 1.160.

Para el caso de determinar la tope para aplicar retención, igualmente se tiene en cuenta el valor antes de Iva. La retención por compras se aplica a partir de 566.000 (año 2007). Esos 566.000 son antes de Iva. Si por ejemplo, el valor de la compra es de 500.000 mas 80.000 de Iva, aunque la operación total suma 580.000, no se aplica retención puesto que el valor a tener en cuenta es el de la compra sin Iva que en este caso es de 500.000.

¿QUE ES RETENCION EN LA FUENTE?

CONCEPTO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE.

La retención en la fuente es un mecanismo que busca recaudar un determinado impuesto de forma anticipada. De esta forma cada vez que ocurra un hecho generador de un impuesto, se hace la respectiva retención. Así, el estado no debe esperar a que transcurra el periodo de un impuesto para poderlo recaudar, sino que mediante la retención en la fuente, este recaudo se hace mensualmente, que es el periodo con que se debe declarar y pagar las retenciones que se hayan practicado.

RETENCIÓN EN LA FUENTE POR IVA.

Al igual que en el Impuesto a la renta y el Impuesto de industria y comercio, en el Impuesto a las ventas también existe la figura de la Retención en la fuente. Esta figura se conoce comúnmente como Reteiva.
La retención en la fuente por Iva consiste en que el comprador, al momento de causar o pagar la compra, retiene al vendedor el 50% del valor del Iva. Ejemplo: La empresa A compra a la Empresa B, mercancías por valor de $1.000.000 + Iva. El valor del Iva, a la tarifa general es de $160.000. La empresa A, de esos $160.000 de Iva, solo pagará a la empresa B el valor de $80.000, que corresponde al 50% del valor toral del Iva, el restante 50% la empresa B lo retiene, lo declara y lo paga en junto con las demás retenciones en la fuente que haya practicado en el respectivo mes.
La retención en la fuente por Iva se practica siempre y cuando el hecho u operación económica supere la base mínima, que para servicios es de 4 UVT y para compras es de 27 UVT.
Contabilización de la retención en la fuente por Iva.
Siguiendo con el ejemplo, la empresa A, que es la que retiene deberá contabilizar el valor retenido a la empresa B como un crédito a la cuenta 236701 (Impuesto a las ventas retenido).
La empresa B, a quien la empresa A le practicó la retención, deberá contabilizar esa retención por Iva como un debito a la cuenta 135517 (Impuesto a las ventas retenido).
La empresa A, debe declarar esa retención en el mes en el cual la practicó (Declaración de retención en la fuente), y la empresa B, debe incluir esa retención practicada en la declaración de Iva del respectivo bimestre.

AGENTES DE RETENCIÓN EN EL IMPUESTO A LAS VENTAS.

CONCEPTO DE AGENTE DE RETENCIÓN.

Agente de retención es aquella Persona natural o Persona jurídica, obligada a practicar la respectiva retención en la fuente cuando a ello hubiere lugar. Por regla general, los Agentes de retención son quienes compran o adquieren un producto o servicio. Quienes hacen el pago. El agente de retención es quien además de retener, debe declarar, consignar las retenciones y expedir los respectivos certificados de retención.
Quienes son agentes de retención en le impuesto a las ventas.
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La ley ha establecido que las siguientes personas deben actuar como agentes de retención en el Impuesto a las ventas:
“Actuarán como agentes retenedores del impuesto sobre las ventas en la adquisición de bienes y servicios gravados:
1. Las siguientes entidades estatales:
La Nación, los departamentos, el distrito capital, y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y directas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles y en general los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.
2. Quienes se encuentren catalogados como grandes contribuyentes por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sean o no responsables del IVA, y los que mediante resolución de la DIAN se designen como agentes de retención en el impuesto sobre las ventas.
3) Quienes contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país la prestación de servicios gravados en el territorio Nacional, con relación a los mismos.
4) Los responsables del régimen común, cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que pertenezcan al régimen simplificado.
5) Las entidades emisoras de tarjetas crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados. El valor del impuesto no hará parte de la base para determinar las comisiones percibidas por la utilización de las tarjetas débito y crédito.
Cuando los pagos o abonos en cuenta en favor de las personas o establecimientos afiliados a los sistemas de tarjetas de crédito o débito, se realicen por intermedio de las entidades adquirentes o pagadoras, la retención en la fuente deberá ser practicada por dichas entidades.
6. La Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, por el 100% del impuesto sobre las ventas que se cause en la venta de aerodinos.
PARÁGRAFO 1o. La venta de bienes o prestación de servicios que se realicen entre agentes de retención del impuesto sobre las ventas de que tratan los numerales 1, 2 y 5 de este artículo no se regirá por lo previsto en este artículo.
PARÁGRAFO 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá mediante resolución retirar la calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas a los Grandes Contribuyentes que se encuentren en concordato, liquidación obligatoria, toma de posesión o en negociación de acuerdo de reestructuración, sin afectar por ello su calidad de gran contribuyente”. (Art. 437-2, Estatuto tributario).
Casos en que no se practica retención en la fuente por Iva.
1. Cuando la operación económica no supera los topes mínimos de 4 UVT para servicios y de 27 UVT para compras.
2. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre responsables del Régimen común.
3. Cuando el que compra es Régimen común y el que vende es un Gran contribuyente o una Entidad estatal.
4. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre una Entidad estatal y un Gran contribuyente.
5. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre Entidades estatales.
6. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre Grandes contribuyentes.
Nota. El Régimen común, los Grandes contribuyentes y las Entidades estatales responsables del Impuesto a las ventas, que adquieran productos o servicios gravados con Iva al Régimen simplificado, deberán retener el 50%. Cuando la adquisición la hagan a una persona no domiciliada en el país, la retención será del 100% del Iva.
Las Entidades estatales y los Grandes contribuyentes que no sean responsables del Impuesto a las ventas, no deben asumir el Iva en las adquisiciones al Régimen simplificado. (El Iva en operaciones con el Régimen simplificado se asume mediante el mecanismo de retención).
Las Entidades estatales y los Grandes contribuyentes que no sean responsables del Impuesto a las ventas, en el caso que adquieran productos o servicios a personas no residentes o no domiciliados en el país deben asumir el 100% del Iva mediante el mecanismo de retención.

IVA TEORICO

El Iva teórico que los responsables del Régimen común deben asumir en las operaciones económicas con el Régimen simplificado, puede tener distintos tratamientos según sea la calidad del bien o servicio adquirido.
El artículo 437-1 del estatuto tributario, establece que en las operaciones económicas que el régimen común realicen con el régimen simplificado, debe el primero asumir mediante el mecanismo de Retención en la fuente, el 50%, 75% 0 el 100% del Iva, según sea el caso.
El Iva, al asumirse mediante el mecanismo de retención, debe contabilizarse en la cuenta 2367 y declararse y pagarse en la respectiva declaración mensual de retención en le fuente.
La contrapartida, puede ser llevada como Iva descontable a la cuenta 2408, como mayor valor del activo o como mayor valor del costo o gasto.
Veamos cuando se puede dar cada uno de los casos.
En primer lugar se debe tener claridad que para el caso del Iva asumido al el régimen simplificado, se aplica también el artículo 488 del Estatuto tributario, el cual contempla que sólo se pueden tratar como Iva descontable, aquel que corresponda a bienes y servicios imputables como costo o gasto:
Art. 488. Solo son descontables los impuestos originados en operaciones que constituyan costo o gasto. Solo otorga derecho a descuento, el impuesto sobre las ventas por las adquisiciones de bienes corporales muebles y servicios, y por las importaciones
que, de acuerdo con las disposiciones del impuesto a la renta, resulten computables como costo o gasto de la empresa y que se destinen a las operaciones gravadas con el impuesto sobre las ventas.
Esto quiere decir que cuando el bien o el servicio adquirido al régimen simplificado constituye costo o gasto para el contribuyente, pues entonces tratarse como descontable, es decir que se contabiliza como un débito a la cuenta 2408.
Si en cambio, el bien adquirido al régimen simplificado se trata como activo fijo para el contribuyente, el Iva no se lleva a la 24 sino que se puede llevar al mayor valor del activo, caso en el cual se recupera vía depreciación.
Si la adquisición que se haga al régimen simplificado, es un gasto o costo pero que no es deducible, el Iva asumido no se puede tratar como descontable, sino que se debe llevar al mayor valor de ese costo o gasto no deducible.

Cómo contabilizar el IVA en las empresas no responsables del IVA?

Según el tipo de INGRESOS que llega a generar una empresa o persona natural, es claro que la misma puede llegar a quedar convertida en “Responsable del IVA” o en caso contrario ser considerada una empresa o persona “No responsable del IVA”

¿Cómo saber si son responsables del IVA o no?

Las empresas “Responsables del IVA” son aquellas en las cuales al menos uno de los distintos tipos de ingresos que llega a generar durante el periodo, sea un ingreso considerado como “gravado” con el IVA.
Así mismo, las que sean exportadoras y/o productoras de bienes exentos, también se terminan considerando “Responsables del IVA” (véase los artículos 420, 477 y  479 del ET y el concepto unificado del IVA 001 de la DIAN de junio de 2003, en el Titulo III, Capitulo II, el numeral 1, y el inciso 2).
En cambio, aquellas empresas o personas que no son exportadoras, ni productoras de bienes exentos, y que ninguno de sus ingresos está considerado como “gravado con IVA” (es decir, que la totalidad de sus ingresos están “excluidos” del IVA), en ese caso adquieren la condición de “No responsables del IVA”.

¿Qué sucede con los costos y gastos de las empreas “No responsables del IVA”

En vista de lo anterior, si la empresa o persona natural es considerada como “No responsable del IVA”, tenemos dos premisas:

• Es claro que tal empresa nunca tiene que proceder a presentar declaraciones bimestrales del impuesto sobre las ventas.
• De igual forma, si sus ingresos no generan IVA, es claro que los IVAS que cancele por sus costos y gastos de producción o de operación nunca tendrán que ser registrados como “IVAs descontables para la declaración de IVA”, pues como ya dijimos, estas empresas no presentarían dicha declaración del IVA.

Así las cosas, es claro que dicho IVA se termina considerando como un mayor valor del respectivo costo y gasto, y se llevaría como un mayor valor deducible en la declaración de renta (si le corresponde presentar declaración de renta)
En todo caso, aunque es claro que el IVA pagado por el costo o gasto se terminaría sumando como un mayor valor del respectivo costo o gasto, es conveniente que ese valor del IVA no se registre en la misma cuenta en que se registra el costo o gasto, sino  que se registre en la subcuenta especial que para tales fines ha diseñado el Plan Unico de cuentas, y así diferenciar que una parte es el valor del bien o servicio cobrado por quien lo vendió y/o prestó, y que la otra parte es el IVA que ese tercero cobró por el bien o servicio pero que también se termina convirtiendo en un costo o gasto más del año fiscal.

Un ejemplo vale más que mil palabras…

Un ejemplo de ello sería que si se la empresa “El ejemplo S.A.”, en marzo de 2005,  canceló gastos por “Honorarios de Asesoría jurídica”, a la empresa "Los consultores S.A.",  el cual asciende a $900.000 más $144.000 por IVA, el registro se hiciera en la siguiente forma:

Cuenta	Nombre cuenta	Beneficiario	DB	Cr
511025	Gasto Honorarios-Asesoría Juridica	Los consultores S.A.	900.000
511570	Gasto impuestos, Ivas descontables	DIAN	144.000
110505	Caja			1.044.000

La razón para sugerir el anterior registro (en lugar de utilizar el que es normalmente acostumbrado en estos casos y que consiste en que todo el valor de $1.044.000 se registraría en la cuenta 511025 y todo con el mismo beneficiario “los consultores S.A.”), es por cuanto las empresas, a la hora de preparar la información en medios magnéticos del artículo 631 del ET (que para el año 2005 fue señalada en la resolución 10147 de octubre de 2005) deben ponerse en la tarea de seleccionar a aquellos beneficiarios de pagos por conceptos de costos y gastos y que en cabeza de dicho beneficiario hayan llegado a superar el $1.000.000.
De esta forma, y con el ejemplo que colocamos anteriormente, es claro que si a la empresa el Ejemplo SA le corresponde reportar en medios magnéticos 2005 a los beneficiarios de los pagos que se tomará como costo o gastos en su declaración de renta, tal empresa El ejemplo SA no reportaría el pago hecho a la empresa Los consultores S.A., por cuanto el gasto en que se incurrió con ellos (y que en efecto será reportado como ingreso por parte de la empresa “los consultores S.A”.) es solo de $900.000 y no supera el  $1.000.000 (nótese que el valor del IVA, es decir, los $144.000 no se registran con beneficiario “Los consultores SA” sino con el beneficiario “DIAN”).

¿Que pasaría si no se hace de esta forma?

Si el valor del IVA se contabiliza junto con el valor del gasto, y todo en la misma cuenta 511025 y con el mismo beneficiario “Los consultores S.A.”, es claro que se van a poder dar muchas posibles “incoherencias” en los cruces de información que la DIAN establecería entre la información que le reporte la empresa “El ejemplo S.A.” (en la cual se está tomado el “gasto”) y la información que le reporte la empresa “Los consultores S.A.” (en la cual está reportado el “ingreso”).
En todo caso, si por el actual año 2005 alguna empresa terminó haciendo las contabilizaciones de esos IVAs en la misma cuenta del costo o gasto y con el mismo beneficiario, en ese caso la resolución 10147 no indica que sea obligación ponerse en la tarea de entrar a detallar que una parte era el valor del bien o servicio y que la otra era el valor del IVA que le cobraron. 
Sencillamente, y tomando el ejemplo que hemos dado, tendría que terminar reportando a la empresa “Los consultores S.A.” y por un valor que en realidad no es el mismo “ingreso” que tiene reconocida esa contraparte.
Sin embargo, sí la DIAN detecta la aparente “inconsistencia”, sí se van a tener que poner en la tarea de responderle en el futuro a la DIAN el porqué de la aparente “inconsistencia”.
Así las cosas, y pensando en el mejoramiento de las capturas de la información de los costos y gastos con lo cual se puedan evitar esos problemas relacionados con los cruces de información en medios magnéticos, las empresas o personas naturales que no son responsables del IVA deberían tomar presente el consejo que aquí les hemos dado en cuanto al registro de los IVAS que se cancelan sobre sus costos y gastos.